Ajouter des encadrants à une session

Les encadrants d'une session — appelés référents dans l'application — sont les enseignants qui suivront les dossiers de l'année.

Pourquoi cette liste compte

Quand un étudiant renseigne son référent dans son dossier, la liste qu'il voit est exactement celle des encadrants de sa session. Si la liste est vide, il ne peut pas franchir cette étape ; si un enseignant n'y est pas, l'étudiant ne peut pas le choisir. Alimenter cette liste est donc la première chose à faire après avoir créé la session.

Ce qu'il faut avant de commencer

Être propriétaire ou assistant du label. Sans cela, le bouton n'apparaît pas.

Où ça se passe

Dans le centre de gestion du label, sous la liste des activités, la section « Encadrants » : cliquez sur « Gérer les encadrants » (la liste n'est chargée qu'à ce moment-là, elle peut être longue).

Le tableau donne, pour chaque personne :

• le nombre d'activités qu'elle encadre dans cette session, entre parenthèses après son nom — pratique pour répartir la charge ;
• son rôle (« Référent ») ;
• l'action « Affecter à une activité » (icône bonhomme +), qui permet de l'assigner directement à un dossier de la session, comme référent ou comme président de jury ;
• la corbeille, qui la retire de la session.

Trois façons d'ajouter des encadrants

Une personne à la fois

Cliquez sur « Ajouter un ou plusieurs utilisateurs » en bas du tableau.

1. Tapez le nom dans « Utilisateurs à ajouter » et choisissez la personne dans la liste qui apparaît. Vous pouvez en sélectionner plusieurs : chacune devient une étiquette.
2. Choisissez le rôle dans « En tant que ... ».
3. Cliquez sur « Ajouter le ou les utilisateur(s) ».

L'autocomplétion ne propose que des comptes qui existent déjà. Pour quelqu'un qui n'est jamais venu sur Jumplyn, utilisez l'import Excel ci-dessous.

Une liste entière, via Excel

Le bouton « Ajouter des référents via Excel » ouvre l'import de masse.

Le fichier attend trois colonnes : Nom, Prénom, Mail. La première ligne (les en-têtes) est ignorée, les colonnes suivantes aussi.

Après le chargement, Jumplyn affiche ce qu'il va faire, ligne par ligne :

État	Ce qui se passe
Déjà membre	Ignoré, rien n'est modifié.
Sera ajouté	La personne a un compte, elle est ajoutée.
Sera créé et ajouté	La personne n'a pas de compte : il est créé puis ajouté.
Adresse invalide	Ligne ignorée.

Rien n'est appliqué tant que vous n'avez pas cliqué sur « Ajouter les utilisateurs ». Les encadrants déjà présents ne sont jamais supprimés par un import.

En reprenant une autre session

« Import depuis une autre session » demande de quelle session partir, puis ajoute tous ses référents à la session courante. C'est la même opération que la case « Importer les référents de la dernière session » proposée à la création d'une session.

Points à connaître

• Personne n'est prévenu. Ajouter quelqu'un comme référent n'envoie aucun message : prévenez vos collègues par vos moyens habituels.
• Retirer un référent de la session ne le retire pas des dossiers où il est déjà référent : la session et les activités sont des objets distincts. Pour le remplacer sur un dossier précis, il faut passer par ce dossier.
• Chaque session a sa propre liste. Une nouvelle année repart de la liste que vous y importez, sans toucher aux années précédentes.

Si ça ne marche pas

Ce que vous voyez	Ce qu'il faut faire
Pas de bouton « Gérer les encadrants »	Vous n'êtes pas propriétaire ou assistant du label. Demandez le rôle au support.
La personne n'apparaît pas dans la liste déroulante	Elle n'a pas encore de compte Jumplyn. Passez par l'import Excel, qui créera le compte.
Un étudiant ne trouve pas son référent dans son dossier	L'enseignant n'est pas encadrant de cette session — vérifiez que vous l'avez ajouté à la bonne année.
Deux entrées pour la même personne	Elle a deux comptes. Seul le support peut les fusionner.